Theo nguyên tắc chung trong giao tiếp, sự lặp lại là có giá trị...
Tổng quan
Theo nguyên tắc chung trong giao tiếp, sự lặp lại là có giá trị. Trong các bài thuyết trình, có một quy tắc vàng về sự lặp lại:
- Nói những gì bạn sẽ nói
- Nói điều đó ra
- Sau đó nói lại những gì bạn vừa nói
Nói cách khác, ta dùng ba phần thuyết trình để củng cố thông điệp của bạn. Trong phần giới thiệu, bạn nói thông điệp của bạn là những gì. Trong phần thuyết trình chính, bạn chuyển tải thông điệp thực sự của bạn. Trong phần kết luận, tóm tắt thông điệp của bạn.
Bây giờ chúng ta sẽ xem xét từng phần chi tiết hơn.
Phần giới thiệu
Phần giới thiệu có lẽ là phần quan trọng nhất trong một bài thuyết trình. Đây là phần gây những ấn tượng đầu tiên cho người nghe đối với bài thuyết trình của bạn. Bạn nên thực hiện những bước sau
- Chào các khán giả
- Giới thiệu chủ đề của bài thuyết trình
- Phác thảo cấu trúc của bài thuyết trình
- Đưa ra các chỉ dẫn về các câu hỏi
Bảng sau đây đưa ra các ví dụ về các cấu trúc ngôn ngữ cho từng bước trong phần giới thiệu:
| Chức năng |
Cấu trúc ngôn ngữ |
| 1. Chào khán giả |
- Good morning, ladies and gentlemen (Xin chào quý vị)
- Good afternoon, everybody (Xin chào mọi người)
|
| 2. Giới thiệu chủ đề của bài thuyết trình |
- I am going to talk today about...(Hôm nay tôi sẽ nói về)
- The purpose of my presentation is... (Mục đích bài thuyết trình của tôi là...)
- I'm going to take a look at… (Tôi sẽ xem xét về...)
- I'm going to give you some facts and figures… (Tôi sẽ đưa ra cho quý vị một vài sự kiện và con số...)
- I'm going to concentrate on… (Tôi sẽ tập trung vào...)
- I'm going to fill you in on the history of… (Tôi sẽ cung cấp thông tin về lịch sử của...)
- I'm going to limit myself to the question of… (Tôi sẽ tự giới hạn cho câu hỏi về...)
|
| 3. Phác thảo cấu trúc của bài thuyết trình |
- My presentation is in three parts. (Bài thuyết trình của tôi có ba phần.)
- My presentation is divided into three main sections. (Bài thuyết trình của tôi được chia làm ba phần chính.)
- Firstly, secondly, thirdly, finally… (Thứ nhất, thứ hai, thứ ba, cuối cùng...)
- To start with….Then….Next…. Finally…. (Để bắt đầu.... Sau đó.... Tiếp đến....Cuối cùng....)
|
| 4. Đưa ra các chỉ dẫn về các câu hỏi |
- Do feel free to interrupt me if you have any questions.(Đừng ngại cắt ngang lời tôi nếu quý vị có bất kì câu hỏi nào.)
- I'll try to answer all of your questions after the presentation. (Tôi sẽ cố giải đáp mọi câu hỏi của quý vị sau bài thuyết trình.)
- I plan to keep some time for questions after the presentation. (Tôi sẽ dành một khoảng thời gian cho các câu hỏi sau bài thuyết trình.)
- There will be time for questions at the end of the presentation. (Sẽ có thời gian cho các câu hỏi vào cuối bài thuyết trình.)
- I'd be grateful if you could ask your questions after the presentation. (Tôi rất biết ơn nếu quý vị có thể đặt các câu hỏi của mình sau bài thuyết trình.)
|
Phần thuyết trình chính
- Phần này cần được tổ chức tốt, phân chia hợp lý.
- Trong bài thuyết trình, khá cần thiết để nhắc lại cho người nghe về lợi ích của những gì mà bạn đang nói. Bạn có thể dùng các mẫu sau:
- As I said at the beginning…
- Như tôi đã nói lúc đầu...
- This, of course, will help you (to achieve the 20% increase).
- Điều này, tất nhiên, sẽ giúp quý vị (đạt được mức tăng 20%).
- As you remember, we are concerned with…
- Như quý vị cũng biết, chúng ta đang quan tâm đến...
- This ties in with my original statement…
- Điều này trong quan hệ với tuyên bố ban đầu của tôi...
- This relates directly to the question I put to you before…
- Điều này liên quan trực tiếp đến câu hỏi tôi đặt ra cho quý vị trước khi...
- Giữ cho khán giả luôn tập trung vào bạn:
- Hãy nhớ những gì bạn đang nói gần như là mới với khán giả. Bạn đã làm rõ về cấu trúc bài nói của bạn, nhưng phải để khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một vấn đề mới. Bạn có thể làm điều này bằng cách nói right, hoặc OK. Bạn cũng có thể sử dụng một số các mẫu sau:
- I'd now like to move on to…
- Bây giờ tôi muốn chuyển sang...
- I'd like to turn to…
- That's all I have to say about…
- Đó là tất cả những gì tôi có thể nói về...
- Now I'd like to look at…
- Bây giờ tôi muốn xem xét...
- This leads me to my next point…
- Điều này dẫn tôi đến vấn đề tiếp theo...
- Nếu bạn có làm mục lục, thì hãy luôn xem lại để làm khán giả luôn tập trung vào bài thuyết trình của bạn. Ngoài ra, bằng cách liếc nhìn mục lục cũng sẽ giúp khán giả nhận ra rằng bạn có lẽ sắp chuyển sang vấn đề mới.
- Điều quan trọng là phải đưa ra những yếu tố minh họa cho khán giả. Bạn có thể dùng các cấu trúc sau:
- This graph shows you…
- Đồ thị này cho quý vị thấy...
- Take a look at this…
- If you look at this, you will see…
- Nếu quý vị xem xét điều này, quý vị sẽ thấy...
- I'd like you to look at this…
- Tôi muốn quý vị xem xét...
- This chart illustrates the figures…
- Biểu đồ này minh họa các số liệu...
- This graph gives you a break down of...
- Biểu đồ này cho quý vị thấy sự sụp đổ của...
- Cho khán giả thời gian để hấp thụ các thông tin về mặt thị giác. Sau đó giải thích tại sao những hình ảnh minh họa lại quan trọng bằng cách dùng:
- As you can see…
- This clearly shows …
- Điều này cho thấy rõ ràng...
- From this, we can understand how / why…
- Từ đây, chúng ta có thể hiểu làm thế nào / tại sao...
- This area of the chart is interesting…
- Phần này của biểu đó khá thú vị…
- Nhớ những điểm mấu chốt trong phần thuyết trình chính:
- không vội vã
- nhiệt tình
- dành thời gian cho các hình ảnh minh họa
- duy trì việc giao tiếp bằng mắt với khán giả
- điều chỉnh giọng nói của bạn
- thân thiện
- giữ cho bài thuyết trình mạch lạc
- sử dụng các ghi chú của bạn
- đưa ra chỉ dẫn xuyên suốt bài thuyết trình
- luôn lịch sự khi gặp phải những câu hỏi khó
Phần kết luận
Phần kết luận để:
- Tổng hợp
- Đưa ra các khuyến nghị nếu phù hợp
- Cảm ơn các khán giả
- Mời đặt câu hỏi
Bảng sau đưa ra các ví dụ về các cấu trúc dùng trong mỗi bước:
| Chức năng |
Cấu trúc ngôn ngữ |
| 1. Tổng hợp |
- To conclude,... (Để kết luận,...)
- In conclusion,... (Kết luận,...)
- Now, to sum up... (Bây giờ, để tổng hợp...)
- So let me summarise/recap what I've said. (Vậy, để tôi tóm tắt lại những gì tôi đã trình bày.)
- Finally, may I remind you of some of the main points we've considered. (Cuối cùng, tôi xin nhắc lại với quý vị một số vấn đề chính mà chúng ta đã xem xét.)
- That brings me to the end of my presentation. I've talked about… (Điều đó đã kết thúc bài thuyết trình của tôi. Tôi đã nói về...)
- Well, that's about it for now. We've covered... (Vâng, giờ là phần kết luận. Chúng ta đã nói được…)
- So, that was our marketing strategy. In brief, we… (Vậy nên, đó là chiến lược tiếp thị của chúng tôi. Tóm lại, chúng tôi...)
- To summarise, I… (Tóm lại, tôi…) In
|
| 2. Đưa ra các khuyến nghị nếu phù hợp |
- In conclusion, my recommendations are... (Để kết thúc, kiến nghị của tôi là...)
- I therefore suggest/propose/recommend the following strategy. (Vì vậy tôi đề nghị / đề xuất / giới thiệu chiến lược sau.)
|
| 3. Cảm ơn khán giả |
- Many thanks for your attention. (Rất cám ơn sự tham dự của quý vị.)
- May I thank you all for being such an attentive audience. (Tôi xin cảm ơn tất cả quý vị đã đến tham dự)
- Thank you for attention. (Cảm ơn quý vị đã chú ý.)
|
| 4. Mời đặt câu hỏi |
- Now I'll try to answer any questions you may have. (Giờ tôi sẽ cố gắng trả lời mọi câu hỏi của quý vị đặt ra.)
- Can I answer any questions? (Có câu hỏi nào tôi có thể giải đáp không ạ?)
- Are there any questions? (Có câu hỏi nào không ạ?)
- Do you have any questions? (Quý vị có câu hỏi nào không?)
- Are there any final questions? (Còn câu hỏi cuối nào không?)
- And now if there are any questions, I would be pleased to answer them. (Và bây giờ, nếu có câu hỏi nào, tôi sẽ rất vui để giải đáp hết.)
- I'd be glad to answer any questions you might have. (Tôi rất sẵn lòng các câu hỏi mà quý vị đưa ra.)
|
Lời khuyên khi trả lời câu hỏi:
Kiểm tra lại xem bạn đã hiểu rõ câu hỏi chưa và dành ít thời gian để nghĩ về câu trả lời. Bằng cách hỏi lại câu hỏi bạn cũng đảm bảo rằng những người tham dự khác cũng hiểu câu hỏi.
- Thank you. So you would like further clarification on our strategy?
Cảm ơn anh. Vậy là anh muốn làm rõ hơn nữa về chiến lược của chúng tôi phải không ạ?
- That's an interesting question. How are we going to get voluntary redundancy?
Thật là một câu hỏi thú vị. Làm thế nào mà chúng ta tự nguyện nghỉ việc?
- Thank you for asking. What is our plan for next year?
Cảm ơn ông đã hỏi. Kế hoạch của chúng tôi trong năm tới là gì?
Đôi khi bạn có thể trả lời chung cho nhiều câu hỏi một lúc. Hoặc thậm chí yêu cầu bình luận từ phía các khán giả còn lại. Sau khi trả lời xong, kiểm tra xem người hỏi đã hài lòng với câu trả lời chưa
- Does this answer your question?
Đây có phải là câu trả lời của anh không
- Do you follow what I am saying?
Anh có theo kịp những gì tôi nói không?
- I hope this explains the situation for you.
Tôi hy vọng câu trả lời này giải thích tình huống của anh.
- I hope this was what you wanted to hear!
Tôi hy vọng câu trả lời này là những gì anh muốn nghe!
Nếu bạn không biết câu trả lời, hãy nói bạn không biết. Tốt hơn nên thừa nhận không biết điều gì hơn là đoán mò và có thể nói sai. Bạn có thể dùng những mẫu sau
- That's an interesting question. I don't actually know off the top of my head, but I'll try to get back to you later with an answer.
Đó là một câu hỏi thú vị. Thực ra tôi không thể trả lời câu hỏi này ngay bây giờ, nhưng tôi sẽ cố đưa ra câu trả lời cho câu hỏi này sau.
- I'm afraid I'm unable to answer that at the moment. Perhaps I can get back to you later.
Tôi e là tôi không thể giải đáp ngay lúc này. Có lẽ tôi có thể quay trở lại với anh sau.
- Good question. I really don't know! What do you think?
Câu hỏi hay đấy. Tôi thực sự không biết! Anh nghĩ sao?
- That's a very good question. However, we don't have any figures on that, so I can't give you an accurate answer.
Đó là một câu hỏi rất hay. Tuy nhiên, chúng tôi không có số liệu nào về vấn đề đó cả, vì vậy tôi không thể đưa ra lời giải đáp chính xác cho anh được.
- Unfortunately, I'm not the best person to answer that.
Thật không may, tôi không phải là người giỏi nhất để trả lời câu hỏi đó.
Khi bạn cảm thấy khán giả không còn chú tâm vào bài thuyết trình thì hãy diễn đạt lại những gì bạn đã nói:
- Let me just say that in another way.
Để tôi nói theo cách khác.
- Perhaps I can rephrase that.
Có lẽ tôi sẽ diễn đạt lại điều đó.
- Put another way, this means…
Nói cách khác, điều này có nghĩa...
Những gì tôi muốn nói là...
Không thể nhớ ngay được phải không ạ?
Lưu ý: Đừng nói bằng giọng đều đều vì sẽ làm cho người nghe buồn ngủ. Bằng cách thay đổi tốc độ và giọng điệu, bạn sẽ có thể duy trì sự chú ý của khán giả. Nhấn mạnh các từ khóa và tạm dừng đúng lúc - thường là giữa các ý tưởng trong một câu.
Ví dụ: The first strategy involves getting to know our market (ngừng) and finding out what they want. (ngừng) Customer surveys (ngừng) as well as staff training (ngừng) will help us do this.
Và cũng đừng nói quá nhanh vì sẽ làm cho khán giả không bắt kịp các thông tin mà bạn đưa ra!
(Sưu tầm)